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Oggi vi parlo di un metodo di organizzazione che può essere utile per molte persone. Si tratta del sistema a blocchi, che consiste nella divisione della giornata in blocchi di tempo. All'interno di ogni blocco si pianificano le proprie attività e l'idea è quella di cercare di creare una routine all'interno del blocco. Cosa vuol dire? Non si tratta di dire dalle 7 alle 7.30 colazione, 7.30-8.00 sistemare la cucina, etc. Conosco persone che si trovano bene con una pianificazione così dettagliata, ma io personalmente mi sentirei soffocare. Non riuscirei mai a starci dietro. Per questo la pianificazione a blocchi mi sembra molto più fattibile. I blocchi sono degli intervalli di tempo di un paio di ore, un contenitore dove mettere tutte le attività di quella parte del giorno. Per capirci: - la mattina prima di uscire di casa - fino all'ora di pranzo - primo pomeriggio - tardo pomeriggio - la sera All'interno dei blocchi si può decidere che tipo di attività svolgere, cercando il più possibile di creare delle routine, ma senza darsi una vera e propria pianificazione di ogni minuto. L'idea è piuttosto quella di dire ho due ore prima che i bambini tornino da scuola, vediamo cosa riesco a fare di queste cose. Le giornate non sono tutte uguali, magari il lunedì pomeriggio avete palestra, il mercoledì dovete portare vostro figlio a nuoto, il giovedì mattina non lavorate, gli orari non coincidono. E poi c'è sempre l'imprevisto dietro l'angolo, un po' di traffico, tuo figlio che ti dice che si era dimenticato di dirti che ha bisogno di quel materiale per il compito di arte di venerdì. Uno schema troppo restrittivo fallisce anche fin troppo facilmente e finisce che non lo si segue più. Se invece più o meno tutti i pomeriggi per un motivo o per un altro usciamo di casa, quello può essere un blocco che può contenere cose diverse ogni giorno, ma il blocco nella nostra testa resterà sempre lo stesso. Qui vi faccio un esempio puramente esemplificativo, pensato per qualcuno che non lavora fuori casa e che ha figli in età scolare. Certi blocchi si adattano meglio a creare una routine vera e propria, come può essere la mattina prima di uscire (più o meno, le azioni si ripetono ogni giorno), o la sera tra cena e mettere i figli a letto. Altri invece possono essere dei contenitori più grandi in cui far confluire attività di tipo diverso nell'arco di una settimana. Però avere il blocco, ci può aiutare a livello mentale a dire, per esempio, le pulizie le faccio la mattina. Ogni giorno potrebbero essere cose diverse, ma so che più o meno quello è il tempo che dedico alla casa, in un certo senso anche questa diventa una routine. Alcuni suggerimenti da seguire Più che regole questi sono suggerimenti perchè questo è un metodo altamente adattabile alle proprie esigenze specifiche. - creare blocchi di almeno due-tre ore: blocchi di un'ora sola non hanno senso. Se mi impongo di fare una lista di cose all'interno di un'ora è abbastanza probabile che finisca per pianificare anche troppo e non riuscire ad arrivare in fondo. L'unica eccezione è effettivamente quello che ho chiamato il "blocco prima di uscire" che in base alla collaborazione dei componenti della famiglia, può essere realistico dedicargli un'ora soltanto. - usare un timer: è uno strumento che può essere utile per chi ha la tendenza a non rendersi conto del tempo che passa. Il timer aiuta a tenere il ritmo. - distinguere tra blocchi "rigidi" e blocchi "flessibili": non siamo macchine e non possiamo pensare che vada sempre tutto liscio. Ci vuole della flessibilità, ma non per tutto. Arrivare tutti a scuola o al lavoro in orario non è da mettere in discussione ogni giorno, mentre il blocco del pomeriggio potrebbe essere più flessibile. Tanto più se in questo blocco prevediamo anche delle uscite, lì la lista di cose da fare non dovrebbe essere troppo carica, per darci lo spazio a cambi di programma, imprevisti e voglie improvvise di fare una certa cosa. - darsi delle regole "a blocchi": questo suggerimento è particolarmente interessante se state cercando di migliorare l'impiego del vostro tempo. Vi rendete conto che voi o i vostri figli guardate troppa tv? O siete sempre sul cellulare e spesso vi dite "oh ma è già l'ora di andare a prendere mio figlio?". Datevi delle regole del tipo la tv si guarda solo nel "primo pomeriggio" o "la sera". Il resto del tempo va spenta, neanche accenderla "per compagnia", piuttosto accendete la radio o mettete della musica. Il tipo di distrazione è completamente diverso. Stessa cosa per il cellulare, guardate instagram cinquanta volte al giorno? Decidete di rinunciare ai social media in alcuni blocchi. Proprio per il discorso di prima, non siamo macchine, è giusto concedersi dei momenti di relax, ma se vogliamo essere più produttivi è anche utile definire dei blocchi più rigidi, dove vogliamo rimanere davvero concentrati solo sulle cose da fare. - tempo per sè e per la famiglia: questi tempi sono davvero importanti. Il tempo di qualità speso insieme è ciò che ci rende davvero una famiglia. Altrettanto importante è il tempo che dedichiamo noi stessi, che sia per rilassarci, leggere, dedicarci ad un hobby o all'attività fisica, non importa. Ma è fondamentale riuscire a trovare un momento per noi e quindi è bene prevedere un blocco dedicato anche a questo. - il blocco del sonno: perchè scrivere un blocco per dormire? Dormire è fondamentale, per ricaricare il cervello e restare in buona salute. Lì per lì scriverlo può sembrare sciocco, ma è un messaggio visuale, che ci aiuta a tenere a mente che è bene non andare a letto troppo tardi. L'agenda a blocchi Se decidiamo di utilizzare questo metodo come è meglio organizzare l'agenda? 1) Creiamo uno schema a grandi linee Come potrebbe essere quello che vi ho mostrato sopra. Cercate di essere relativamente generali nei termini. Tipo "pulizie", senza andare nei dettagli di cosa volete pulire, l'idea è che sia uno schema da declinare nelle singole giornate, dove poi le cose possono variare da un giorno all'altro. Questo schema iniziale ci serve per avere un'idea degli intervalli dei blocchi. 2) Dividiamo la pagina del giorno in blocchi Possiamo usare delle semplici linee verticali e orizzontali. Possiamo usare evidenziatori o washi tape per rendere i blocchi colorati, se ci aiuta a visualizzare meglio la divisione in blocchi. 3) Teniamo traccia dell'impiego del tempo Sopratutto all'inizio è davvero utile tenere traccia di come abbiamo effettivamente diviso la giornata. Siamo riusciti a fare quello che volevamo? Siamo stati all'interno dell'intervallo che avevamo definito? Questo ci aiuta a "limare" piano piano la nostra organizzazione. Per tenere traccia potremmo usare uno schemino di questo tipo, con le ore del giorno da evidenziare secondo i colori dei nostri blocchi, questo ci può far capire se i nostri blocchi sono irrealistici negli intervalli che abbiamo definito. Un'alternativa ancora migliore è quella di non colorare in base ai blocchi, ma piuttosto in base al tempo che dedichiamo alle varie attività (pulizia, famiglia, lavoro, dormire, etc.). Questo metodo ci farà capire ancora meglio come si divide la nostra giornata, quanto tempo riusciamo a ritagliare per fare ogni cosa. A chi si addice? E' un metodo per tutti? Io lo uso? Secondo me è un metodo utile per organizzare il funzionamento di una famiglia e delle mille cose da fare per tutti. I blocchi infatti potrebbero non coincidere per tutti quanti, allora meglio avere un'agenda di famiglia, divisa per i vari componenti (qui spiego l'idea, da adattare al metodo ai blocchi, come potrebbe essere l'esempio qui sotto). Secondo me è un'idea molto vincente per i bambini. Loro hanno bisogno di regolarità e di routine. Perciò ad esempio è una buona idea che i compiti siano sempre fatti all'interno dello stesso blocco, come anche la doccia e la messa a letto. Questo sistema può essere essenziale per chi lavora a turni. Queste persone hanno tutta la mia ammirazione e la loro routine è già fatta di blocchi che si spostano. Pertanto dovrebbe essere ancora più facile integrare il sistema anche per il resto del tempo. E io? Io al momento non mi organizzo così perchè non ne sento il bisogno. Considerando che ho un blocco monolitico di tempo in cui sono al lavoro e non faccio altro (niente commissioni, niente parrucchiere o spesa), a cui si aggiunge un altro blocco enorme di tempo che passo sui mezzi pubblici. Non sento il bisogno di dividere in blocchi il resto della giornata. Per darvi un'idea questa sarebbe la mia giornata. I miei tempi di attività extra-lavorativa sono relativamente ristretti e sono già scanditi da routine, per cui non sento il bisogno di organizzarmi ulteriormente. Però ho fatto un periodo di un paio di mesi a casa. In quel caso ho capito come il tempo possa veramente volare senza rendersene conto. Ho capito che allora le routine sono ancora più importanti (ve ne parlo qui, insieme ad altre cose che ho imparato della vita casalinga). Allora sì ho utilizzato i blocchi: la mattina mi dedicavo alle pulizie, all'attività sportiva, doccia e preparavo il pranzo per mezzogiorno in punto, ora in cui rientrava il marito. Dopo pranzo era un tempo più tranquillo, magari lavoravo al computer, facevo lavoretti di ordine e decluttering, mi dedicavo ai miei hobby. Quando rientrava mio marito alle cinque cercavamo di passare un po' di tempo insieme a chiaccherare, mentre anche lui faceva la sua attività sportiva, doccia, relax, io cominciavo a riattivarmi e sistemavo un po' e poi pensavamo alla cena. Dopo cena era il momento da dedicare a stare noi due insieme, rilassarci. Certo poteva capitare che un giorno ci fosse qualcosa di diverso, ma la maggior parte del tempo questi erano i miei blocchi e li rispettavo. Difficilmente facevo la ginnastica il pomeriggio o appena svegliata mi mettevo subito al computer. Quando tutti mi chiedevano se mi stavo annoiando io dovevo ammettere che no, assolutamente. Mi hanno chiesto quante serie tv ho guardato e nessuno mi credeva quando rispondevo nessuna. Ho impiegato al massimo il mio tempo, ho fatto un sacco di cose e molto è dovuto a questa organizzazione. E voi? Conoscevate questo metodo? Lo utilizzate? Buona organizzazione a tutti!

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